Transformation der Buchhaltung mit KI

Einführung‍

Ein innovatives Bildungsmedienunternehmen, das auf die Produktion und Bereitstellung von Lehrinhalten spezialisiert ist, suchte nach Möglichkeiten, seine Buchhaltungsabläufe zu optimieren, um diese weniger zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler zu gestalten

Herausforderung‍

Die Hauptaufgabe bestand in der manuellen Überprüfung und Verarbeitung einer hohen Anzahl von Rechnungen mit geringem Wert jeden Monat, was nicht nur mehrere Stunden wertvoller Zeit in Anspruch nahm, sondern auch gelegentlich zu Verzögerungen und Fehlern führte. Diese Ineffizienz in der Buchhaltung wurde zu einem Engpass, der die betriebliche Agilität des Unternehmens störte.

Lösung‍

Um diese Herausforderung anzugehen, entwickelten wir ein KI-System, das darauf ausgelegt ist, den Workflow der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Dieses ausgeklügelte System überprüft automatisch eingehende Rechnungen anhand einer Liste bekannter Rechnungssteller, führt eine Plausibilitätsprüfung durch und überträgt wiederkehrende Ausgaben direkt über eine API in die Buchhaltungssoftware. Bei Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten werden die Rechnungen vom KI-System markiert und für die Überprüfung durch einen Menschen gekennzeichnet.

Ergebnisse‍

Die Einführung des KI-gestützten Automatisierungssystems führte zu einer spürbaren Reduzierung der manuellen Verarbeitungszeit, wodurch das Unternehmen jeden Monat mehrere Stunden einsparte.  Darüber hinaus verbesserte sich die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung erheblich.

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